Für Veranstalter

Welche Vorteile hat es für mich, wenn ich mich an eine Künstleragentur wende?

Durch weit reichende Kontakte zu Künstlern und die fachbezogene Kompetenz der Künstleragentur Mai, sparen Sie sich bei der Gestaltung ihres Unterhaltungsprogramms viel Zeit und Aufwand.

Indem wir Sie beraten und v.A. Buchung und rechtliche Formalitäten reibungslos für Sie erledigen, werden Leerlaufzeiten und Ausfälle bei der Organisation der Veranstaltung vermieden. Darüber hinaus haben Sie klare Übersicht und Vergleichswerte in Sachen Gage und Gebühren. Somit erweist sich das Engagieren einer Künstleragentur im Endeffekt meist als Kosten sparend und rentabel, gerade bei umfangreicheren Events.

Erstellt die Agentur auch Konzepte für Veranstaltungen?

Sofern grundlegende Rahmenbedingungen bekannt sind, wie Art und Größe der Veranstaltung, die Budgetierung, die Lokalität etc. erarbeiten wir in Absprache mit Ihnen ein passendes und auf Ihren Event zugeschnittenes Gesamtkonzept.

Wie verläuft die Buchung eines Künstlers bzw. einer Künstlergruppe?

Nach unverbindlicher Anfrage bei der Agentur Ihrerseits und nachdem ein passender Unterhaltungskünstler optioniert wurde, wird von uns ein Angebot mit den wichtigsten Eckdaten an sie gesandt. Nehmen Sie dieses an, so wird von uns ein Vermittlungs- bzw. Buchungsvertrag aufgesetzt und verschickt. Dieser wird schließlich von Künstler, Veranstalter und von uns im Sinne der Rechtswirksamkeit unterzeichnet, sofern Konsens über den Inhalt besteht.

Können Künstler für einen möglichen Termin optioniert werden? Wenn ja, für wie lange?

Prinzipiell ist dies möglich. Die Länge der Option sollte zeitlich jedoch angemessen sein; Sie hängt vom Zeitplan des Künstlers, sowie vom Zeitraum zwischen Anfrage und geplantem Termin ab. Eine individuelle Abfrage ist hierfür von Nöten.

Was passiert bei Erkrankung oder anderweitiger Verhinderung des Künstlers?

Auf lange bis mittelfristige Sicht können wir gewöhnlich für gleichwertigen Ersatz sorgen. Bei sehr kurzfristigen Ausfällen ist, je nach Ursache, der Buchungsvertrag zu berücksichtigen.

Welche Anforderungen stellen die Künstler an die Lokalität und Technik?

Solche Voraussetzungen variieren je nach Künstler und Darbietung. Benötigt ein Darsteller mehr, als eine grundlegend ausgestattete (Bühnen-)Fläche, so wird dies auf seiner jeweiligen Detailseite in einem Technikplan zum Download als PDF bereitgestellt.

Das Bereitstellen von großen Musikinstrumenten ist mir nicht möglich. Hilft mir die Agentur?

Können weder Künstler, noch Veranstalter für die benötigten Mittel vor Ort sorgen, so ist es uns, mittel- bis langfristig gesehen, prinzipiell möglich, Dritte für derartige Verleih- bzw. Transportzwecke zu engagieren. Hierfür fallen jedoch zusätzliche Kosten an.

Wird ein Mitarbeiter der Agentur am Event vor Ort sein?

Vor allem bei größeren Veranstaltungen können wir auf Wunsch einen Mitarbeiter zur Verfügung stellen, der als Ansprechpartner zwischen Veranstalter und Künstler dient.
Generell jedoch arbeiten die Künstler autark und es bedarf für gewöhnlich keiner zusätzlichen Person von Seiten der Agentur.

Wie setzen sich die Kosten einer Buchung zusammen?

Der zu bezahlende Betrag errechnet sich aus der Gage der Künstler, ihren Unkosten, wie z.B. für die Anreise und Unterkunft, einer Provision für die Künstleragentur, sowie der Mehrwertsteuer. Eventuell fallen Gebühren für die GEMA und/oder die Künstlersozialversicherung an. Die genaue Zusammensetzung und den summierten Gesamtbetrag entnehmen Sie dem der Vermittlung zu Grunde liegenden Vertrag.

Zum Zweck der Einschätzung und Kalkulation erstellen wir Kostenvoranschläge.

Fallen schon im Vorfeld Gebühren an?

Bloße Anfragen, Angebote, Statusabfragen der Künstler und sonstige Informationen im Vorfeld der eigentlichen Buchung sind selbstverständlich unverbindlich und kostenfrei.

Wie sind die Abrechnungsmodalitäten der Agentur?

Nach Vertragsabschluss und den darin definierten, geleisteten Diensten, erhalten sie eine Rechnung von der Künstleragentur Mai, die spätestens 14 Tage nach Eingang zu begleichen ist.

Unser Firmensitz ist im Ausland. Können wir dennoch bei Ihnen buchen?

Sicher. Allerdings müssen bei Vertragspartnern (gleichgültig ob Privatpersonen oder Firmen) die im Ausland residieren die anfallenden Gagen im Voraus beglichen werden. Die Überweisung muss aus organisatorischen Gründen eine Woche vor dem jeweiligen Auftrittstermin bei uns gutgeschrieben worden sein.

für Künstler

Betreiben Sie Management?

Wir sind eine Vermittlungsagentur, keine Managementagentur – daher nein, wir betreiben kein Management.

Muss ich mich bei Ihnen exklusiv verpflichten?

Sie müssen sich selbstverständlich nicht exklusiv bei uns verpflichten. Viele unserer Künstler sind auch bei anderen Agenturen gelistet.

Wie läuft die Aufnahme ab?

Hierfür bitten wir Sie, sich genau an folgende Vorgaben zu halten, da nur so eine Aufnahme in unserer Agentur, und damit erfolgreiche Vermittlungen, sichergestellt sind.

  • Für die erste Kontaktaufnahme verwenden Sie am besten unser Kontaktformular auf https://kuenstleragentur-mai.de/fuer-kuenstler/ . Darüber können Sie uns einen Link zu Ihrer Seite, und eine kurze Nachricht zukommen lassen. Alternativ können Sie eine Email an kuenstler@kuenstleragentur-mai.de schicken, die bitte nur einen Link zu Ihrer Seite und eine kurze Nachricht enthält – noch keine Bilder, Videos, oder sonstige Anhänge.
  • Einer unserer Mitarbeiter wird sich anhand Ihrer Website einen ersten Eindruck verschaffen und dann mit Ihnen in Kontakt treten. Wenn dieser erste Eindruck positiv war, schicken wir Ihnen eine Erklärung, in der Sie uns bestätigen dass wir Ihre Materialien (Bilder, Videos, Hörproben) für Ihre Präsentation verwenden können. Diese retournieren Sie unterschrieben per Post oder eingescannt per Mail.
  • Sobald wir diese Erklärung haben, erhalten Sie ein Bewerbungsformular, das Sie bitte sorgfältig ausfüllen, und zusammen mit Ihren sonstigen Materialien (Fotos, Stage Rider, Hörproben, etc) in einem zip-File auf unseren Server hoch laden. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie von uns, wenn es so weit ist.

Wenn wir all das von Ihnen haben, nehmen wir Sie in unsere Kartei auf, und präsentieren Sie künftigen Auftraggebern.

Welche Unterlagen sind für eine Bewerbung erforderlich?

Was wir von Ihnen auf jeden Fall benötigen, sind 2 Dokumente:

– Ihre schriftliche Erklärung, dass wir Ihr Material für Ihre Präsentation verwenden dürfen

– Das vollständig ausgefüllte Bewerbungsformular, das Sie von uns per Mail erhalten.

Je nach Art Ihrer Darbietung benötigen wir noch weitere Unterlagen: Bilder, Demovideos, Hörproben, Stage Rider, …
Grundsätzlich kann man sagen, dass je sorgfältiger Sie bei den Unterlagen sind, die Sie uns übermitteln, und je vollständiger diese sind, umso höher sind Ihre Chancen, erfolgreich vermittelt zu werden.
Werfen Sie am besten einen Blick auf die bestehenden Präsentationen von anderen Künstlern Ihres Genres, und orientieren sich daran.

Welche Sparten vermitteln Sie nicht?

Wir vermittelt Künstler unterschiedlichster Genres, allerdings mit ein paar Ausnahmen. In unserer Agentur führen wir keine Tiershows, keine Strip- oder Erotikshows, sowie keine Musiker der Genres Schlager, Volksmusik, oder Hip Hop.

Vermitteln Sie bildende Künstler?

Nein

Können sich Künstler auch über Dritte bewerben?

Künstler bewerben sich ausnahmslos selbst bei uns. Anfragen anderer Agenturen, die ihre Künstler bei uns präsentieren möchten, beantworten wir grundsätzlich nicht

Wenn Sie nicht selbst Künstler sind, sondern der Bekannte / Freund / …, und jemanden anderen vorschlagen möchten, so teilen Sie diesem bitte unsere Kontaktdaten mit – wir kommunizieren ausschließlich direkt mit den Künstlern in unserer Kartei.

Wie und wann erhalte ich meine Gage?

Nach Ihrem Auftritt stellen Sie uns (der Künstleragentur Mai) eine Rechnung über die vereinbarte Gage, die wir dann innerhalb von 14 Tagen auf Ihr Konto überweisen.

Wie oft kann ich mit Aufträgen rechnen?

Die Beantwortung dieser Frage ist naturgemäß nicht einfach. Es hängt von Ihrem Genre ab, auch von der Jahreszeit, und natürlich von der Qualität Ihrer Darbietung. Grundsätzlich kann aber festgehalten werden: Je umfangreicher und detaillierter die Unterlagen sind, die Sie uns zukommen lassen, desto informativer wird Ihre Präsentation bei uns, und desto mehr Aufträge können wir an Sie vermitteln.
Am häufigsten können wir die Künstler vermitteln, die eine Vielzahl an qualitativ hochwertigen Bildern, zwei bis drei Videos und einige Pressestimmen haben. Je mehr Material wir von Ihnen erhalten, desto eher können wir Sie vermitteln.

Was passiert, wenn ich gebucht werde?

Wenn sich ein Veranstalter für Sie und Ihre Darbietung interessiert, fragen wir bei Ihnen Ihre zeitliche Verfügbarkeit nach. Wenn Sie verfügbar sind, erhalten sowohl Sie, als auch der Veranstalter unseren Vertrag. Sobald sowohl Sie, als auch der Veranstalter uns diesen unterschrieben retourniert haben, sind Sie gebucht.
Im Anschluss erhalten Sie von uns die Kontaktdaten des Veranstalters und alle weiteren Informationen, die Sie benötigen.

Wird einer Ihrer Mitarbeiter bei der Veranstaltung anwesend sein?

Im Normalfall ist es nicht nötig, dass einer unserer Mitarbeiter vor Ort ist. Sie fahren alleine zu der entsprechenden Location, absolvieren Ihre Darbietung, und fahren dann wieder nach Hause.
Nur bei großen Events sind die wir selbst ausgerichten oder betreuen sind unsere Mitarbeiter anwesend. Wenn ausschliesslich Künstler über uns gebucht werden ist eine Anwesenhiet unserer Mitarbeiter nicht erforderlich..